ระบบวางแผนทรัพยากรขององค์การ
ระบบบริหารจัดการทรัพยากรองค์กรหรือ ERP (Enterprise Resource Planning ) คือระบบการวางแผนทรัพยากรขององค์กรเข้าด้วยกัน ตั้งแต่ระบบงานทางด้านบัญชีและการเงิน ระบบงานทรัพยากรบุคคล ระบบบริหารการผลิต รวมถึงระบบการกระจายสินค้า เพื่อช่วยให้การวางแผนและบริหารทรัพยากรขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งยังช่วยลดเวลาและขั้นตอนการทำงานได้อีกด้วย
ERP จะทำให้การจัดการที่ดี ทำให้เกิดความชัดเจน รวมทั้งทำให้เกิดมาตรฐาน ในกระบวนการจัดการทางธุรกิจ และฐานข้อมูลในองค์กรที่นำซอฟต์แวร์ ERP เข้าไปใช้ ซอฟต์แวร์จะรวมข้อมูลต่าง ๆ ในระบบให้เป็นข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรเพื่อการวิเคราะห์ข้อมูลต่อ ดังนั้นข้อมูลต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นสามารถนำไปใช้ในการทำธุรกิจต่อไป
1.ความยืดหยุ่นระบบ ERP ต้องยืดหยุ่นพอที่จะตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ในองค์กรได้
2.ความเป็นสัดส่วนและง่ายต่อการแก้ไข ERP จะต้องมีโครงสร้างที่ปรับเปลี่ยนได้ง่าย นั่นคือ สามารถเพิ่มเติมส่วนต่าง ๆ ได้โดยง่าย และไม่กระทบต่อส่วนอื่น ๆ
3.ครอบคลุมERP จะต้องเป็นการรวบรวมระหว่างส่วนต่าง ๆ ขององค์กรได้
4.เหนือขอบเขตขององค์กรERP ควรจะสนับสนุนการเชื่อต่อกันกับระบบขององ๕กรอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของบริษัท
5.เป็นแบบจำลองของธุรกิจในสภาพจริงERP ควรจำลองสถานการณ์จริงลงบนคอมพิวเตอร์ และควรให้ผู้ใช้สามารถปรับเปลี่ยนวิธีการดำเนินธุรกิจให้เข้ากับหน่วยงานของตนเองได้
ประโยชน์หลักของ ERP
1.ผู้บริหารองค์กรสามารถเรียกดูข้อฒูลผลการดำเนินงานขององค์กรได้ ไม่ว่าจะเป็น รายได้ ยอดขาย กำไร ค่าใช้จ่าย หรือข้อมูลอื่น ๆ ขององค์กรได้ในเวอร์ชันเดียว ความสามารถของ ERP ทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องแม่นยำ พร้อมสำหรับการตัดสินใจของผู้บริหาร
2.สร้าง รูปแบบกระบวนการผลิตที่เป็นมาตรฐาน ภายใต้ระบบคอมพิวเตอร์และฐานข้อมูลระบบเดียวกัน ด้วยความสามารถของ ERP จึงสามารถประหยัดเวลาและเพิ่มผลผลิตให้กับองค์กรได้เป็นอย่างดี
3.สร้าง มารตฐานข้อมูลด้านบุคคลากรโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่หน่วยงานธุรกิจ หลายแห่งอาจเป็นการยากที่ฝ่ายบริหารบุคคลากรจะสามารถตรวจสอบหรือแจ้งข้อมูล ด้านสวัสดิการได้ทั่วถึง แต่ ERP สามารถจัดการเรื่องดังกล่าวได้
วิวัฒนาการของระบบ ERP
ก่อนที่จะมีระบบ ERP วงการอุตสาหกรรมได้นำระบบการวางแผนความต้องการวัสดุ หรือที่เรียกว่า MRP มาช่วยสนับสุนนการดำเนินงาน เกี่ยวกับการหารายการ และ จำนวนวัสดุที่ต้องการตามแผนการผลิตที่วางไว้ และ นำมาช่วยด้านบริหารการผลิต ต่อมาจึงมีการขยายขอบเขตระบบ MRP จากเดิมโดยรวมเอาการวางแผน และการบริหารทรัพยากรการผลิตอื่นๆ เช่น การวางแผนงบการจัดซื้อวัตถุดิบ การวางแผนกำลังคนในการผลิต ซึ่งเป็นส่วนที่เกี่ยวข้องกับแรงงาน และ ต้นทุนการผลิต หรือการเงินเข้ามาในระบบ เรียกว่าระบบ MRP II (Manufacturing Resource Planning) แต่ระบบ MRP ยังไม่สามารถสนับสนุนการทำงานทั้งหมดในองค์การได้จึงมีการขยายระบบให้ครอบคลุมงานทุกหลักอย่าง จึงเป็นที่มาของระบบ ERP ในปัจจุบันได้ขยายขีดความสามารถของระบบ ERP ให้สามารถบูรณาการเข้ากับระบบงานภายนอกองค์การ เช่น ระบบบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้า ระบบการบริหารห่วงโซ่อุปทาน
ก่อนที่จะมีระบบ ERP วงการอุตสาหกรรมได้นำระบบการวางแผนความต้องการวัสดุ หรือที่เรียกว่า MRP มาช่วยสนับสุนนการดำเนินงาน เกี่ยวกับการหารายการ และ จำนวนวัสดุที่ต้องการตามแผนการผลิตที่วางไว้ และ นำมาช่วยด้านบริหารการผลิต ต่อมาจึงมีการขยายขอบเขตระบบ MRP จากเดิมโดยรวมเอาการวางแผน และการบริหารทรัพยากรการผลิตอื่นๆ เช่น การวางแผนงบการจัดซื้อวัตถุดิบ การวางแผนกำลังคนในการผลิต ซึ่งเป็นส่วนที่เกี่ยวข้องกับแรงงาน และ ต้นทุนการผลิต หรือการเงินเข้ามาในระบบ เรียกว่าระบบ MRP II (Manufacturing Resource Planning) แต่ระบบ MRP ยังไม่สามารถสนับสนุนการทำงานทั้งหมดในองค์การได้จึงมีการขยายระบบให้ครอบคลุมงานทุกหลักอย่าง จึงเป็นที่มาของระบบ ERP ในปัจจุบันได้ขยายขีดความสามารถของระบบ ERP ให้สามารถบูรณาการเข้ากับระบบงานภายนอกองค์การ เช่น ระบบบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้า ระบบการบริหารห่วงโซ่อุปทาน
ประโยชน์และความท้าทายของระบบ ERP
1. กระบวนการบริหาร ERP เป็นระบบที่สามารถรวบรวมข้อมูลต่างๆ ให้กับผู้บริหารได้อย่างเที่ยงตรง ทำให้ผู้บริหารทราบผลการดำเนินงาน และตรวจสอบสถานการณ์การดำเนินงานขององค์การ ระบบERP ช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปในทางเดียวกัน
2. เทคโนโลยีพื้นฐาน ERP ช่วยเชื่อมโยงระบบงานต่างๆที่กระจัดกระจายเข้าด้วยกันเสมือนเป็นระบบเดียวกันทั้งองค์การการสร้างมาตรฐานและสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ของระบบงานต่างๆ จะช่วยลดเวลา และจำนวนคนในการทำงาน ลดขั้นตอน และ ค่าใช้จ่าย
3. กระบวนการทำงานที่รวดเร็ว การบูรณาการงานหลักต่างๆขององค์การเข้าด้วยกันช่วยให้ประสานงานทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตอบสนองความต้องการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
1. กระบวนการบริหาร ERP เป็นระบบที่สามารถรวบรวมข้อมูลต่างๆ ให้กับผู้บริหารได้อย่างเที่ยงตรง ทำให้ผู้บริหารทราบผลการดำเนินงาน และตรวจสอบสถานการณ์การดำเนินงานขององค์การ ระบบERP ช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปในทางเดียวกัน
2. เทคโนโลยีพื้นฐาน ERP ช่วยเชื่อมโยงระบบงานต่างๆที่กระจัดกระจายเข้าด้วยกันเสมือนเป็นระบบเดียวกันทั้งองค์การการสร้างมาตรฐานและสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ของระบบงานต่างๆ จะช่วยลดเวลา และจำนวนคนในการทำงาน ลดขั้นตอน และ ค่าใช้จ่าย
3. กระบวนการทำงานที่รวดเร็ว การบูรณาการงานหลักต่างๆขององค์การเข้าด้วยกันช่วยให้ประสานงานทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตอบสนองความต้องการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
ขั้นตอนการนำระบบ ERP มาใช้ในองค์การ ประกอบด้วย 4 ขั้นตอน คือ
1. การศึกษาและการวางแนวคิด
ในขั้นแรกจะต้องทำการศึกษาถึงสภาพปัจจุบันขององค์การว่ามีความจำเป็นจะต้องนำERP มาใช้ในองค์การหรือไม่ ต้องมีการศึกษา และ ทำความเข้าใจถึงรูปแบบทางธุรกิจ กระบวนการทางธุรกิจปัญหาขององค์การและสภาพแวดล้อมภายนอกแล้ว จากนั้นก็รอขั้นตอนขออนุมัติจากผู้บริหารเพื่อให้นำ ERPมาใช้ เมื่อได้รับอนุมัติแล้วก็เริ่มทำในขั้นตอนการวางแผนต่อไป
2. การวางแผนนำระบบมาใช้
จะต้องมีการจัดตั้งคณะกรรมการขึ้นมาชุดหนึ่งมีหน้าที่ในการกำกับดูแลให้การคัดเลือกระบบ ERP เป็นไปในทิศทางที่ต้องการ คณะกรรมการจะดำเนินงานเกี่ยวกับการกำหนดลำดับขั้นตอนของกระบวนการทางธุรกิจใหม่ กำหนดวัตถุประสงค์ เป้าหมายและขอบข่ายในการนำERPมาใช้ทุกส่วนขององค์การ หรือนำมาใช้กับกระบวนการหลักๆขององค์การ
3. การพัฒนาระบบ
เป็นขั้นตอนที่ลงในรายละเอียดของการพัฒนาระบบที่เหมาะสมกับองค์การ ประกอบไปด้วยการจัดทำแผนโครงการพัฒนาโดยละเอียด กำหนดงานที่จะต้องทำพร้อมทั้งระบุเวลา และเป้าหมายที่จะได้รับ ทำการสำรวจระบบ
งานปัจจุบันว่าจะต้องปรับปรุง ลดขั้นตอน หรือ เปลี่ยนแปลงงานอย่างไรสรุปความต้องการขององค์การว่ามีความต้องการซอฟต์แวร์ที่มีความสามารถอะไรบ้าง แล้ว กำหนดรูปแบบทางธุรกิจ และกระบวนการทางธุรกิจที่น่าจะเป็นและนำกระบวนการนี้มาเปรียบเทียบกับกระบวนการทางธุรกิจที่มีให้เลือกจากซอฟต์แวร์ ERP
4. การใช้งานและปรับเพิ่มความสามารถ
ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการใช้ระบบ ERP ซึ่งจำเป็นต้องมีการฝึกอบรม และให้การสนับสนุนบุคลากรในการใช้ระบบ ส่งเสริมให้บุคลากรมีความชำนาญในการใช้ระบบ มีความเข้าใจและเชื่อมั่นในข้อมูลที่ได้จากระบบ และสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ หลังติดตั้งแล้วต้องมีการประเมินผลจากการนำระบบมาใช้เป็นระยะ และนำผลประเมินนั้นมาปรับปรุงระบบต่อไป
โครงสร้างของระบบ ERP ปะกอบด้วย
1. ซอฟต์แวร์โมดูล (Business Application Software Module)
ทำหน้าที่หลักในองค์การ แต่ละโมดูลจะทำงานเฉพาะในแต่ละโมดูลนั้นๆ แล้วยังสามารถเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างกันได้
2. ฐานข้อมูลรวม (Integrated Database)
ซอฟต์แวร์โมดูลทุกโมดูลสามารถเข้าถึงฐานข้อมูลรวมได้โดยตรง และ สามารถใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลรวมนี้ร่วมกันได้ ข้อมูลในเรื่องเดียวกันที่ได้จากการประมวลผลของซอฟต์แวร์โมดูลต่างๆ จะถูกจัดให้อยู่ในรูปแบบมาตรฐาน และนำมาเก็บไว้ที่เดียวกัน ทำให้ช่วยลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล
3. ระบบสนับสนุนการบริหารจัดการ (System Administration Utility)
เป็นส่วนที่สนับสนุนการบริหารจัดการระบบ เช่น การคัดลอกสำเนา การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล การบริหารเครือข่าย การ(Backup) ข้อมูล
4. ระบบสนับสนุนการพัฒนาและการปรับเปลี่ยน (Development and Customization)
เป็นส่วนที่สนับสนุนการพัฒนา หรือปรับเปลี่ยนบางงานให้เข้ากับการทำงานขององค์การ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น